AVANT L'AUDIENCE

Une fois que la CREF a reçu et accusé réception de la plainte, une date d'audience sera attribuée à celle-ci. Le cas échéant, le plaignant et toutes les autres parties recevront un avis d'audience de la Commission l'informant de la date, de l'heure et du lieu de l'audience. Cet avis est habituellement envoyé environ quatre à six semaines avant la date de l'audience. L'audience sera tenue dans un endroit aussi proche que possible de la municipalité où est situé le bien immeuble en question. Les audiences de la Commission commencent habituellement à 9 h 30 du matin et durent jusqu'à l'audition de la dernière plainte. Il est important d'arriver à temps. Regardez le bochure de Preparation a une audience devant la CREF dans le format d'Adobe

Conférences préparatoires à l'audience et téléconférences
Les plaintes relatives aux biens commerciaux, industriels ou multi-résidentiels font généralement l'objet d'une conférence préparatoire. Il s'agit habituellement de biens immeubles ayant une valeur imposable élevée ou de biens où les questions portant sur l'évaluation les rendent plus complexes. Si une conférence préparatoire est fixée, toutes les parties et leurs représentants sont tenus d'y participer pour discuter et clarifier les questions en litige. À l'occasion, une téléconférence pourrait être tenue dans le même but.

Si une plainte fait l'objet d'une conférence préparatoire, un avis préalable de ce fait sera envoyé. À la conférence préparatoire, la Commission peut rendre une ordonnance fixant l'échéance pour l'échange de documents entre les parties et fixant la date d'une téléconférence, d'une autre conférence préparatoire ou de l'audience elle-même.

Regardez le CREF comment classer une brochure de plainte dans le format d'Adobe

Conférences préparatoires à l'audience et service de téléconférence

Certain biens commerciaux, industriels ou multi-résidentiels font généralement l'objet d'une conférence préparatoire. Il s'agit habituellement de biens immeubles ayant une valeur imposable élevée ou des biens immeubles où les points portant sur l'évaluation les rendent plus complexes. Vous ou votre représentant pouvez être tenu de comparaître à une conférence préparatoire à laquelle toutes les parties ont l'occasion de discuter et de clarifier les questions et de décider plus clairement des questions qui seront soulevées à l'audience. Les réunions par téléconférence peuvent aussi permettre aux parties de partager l'information. Un avis de conférence préparatoire est normalement remis environ 4 semaines à l'avance alors que les réunions par téléconférence peuvent recevoir un avis d'un délai moins long.

À la conférence préparatoire ou à la réunion par téléconférence, la Commission peut rendre une ordonnance indiquant l'échéance pour la présentation ou l'échange de certains documents comme un document des questions de fait et fixant une date pour une autre conférence préparatoire ou une date d'audience.

Ajournements

Si vous recevez l'avis d'audience et si l'une des parties ne peut se présenter à la date fixée pour la tenue de l'audience, cette partie peut demander à la Commission un ajournement par écrit en indiquant les motifs de la demande dès que possible mais au moins 25 jours avant la date de l'audience. Il appartient à la partie qui demande l'ajournement d'obtenir le consentement de toutes les autres parties, y compris le bureau d'évaluation local de la SEFM et la municipalité. La preuve de ce consentement doit être jointe à la demande d'ajournement.

Les ajournements ne sont pas automatiquement accordés. La Commission accorde un ajournement uniquement dans des situations extraordinaires. Pour de plus amples renseignements sur les ajournements, veuillez consulter les Règles de pratique et procédure
de la Commission.

Retraits

Si un plaignant désire retirer une plainte qui a déjà été déposée auprès de la Commission, il devrait le faire par écrit en veillant à inclure le numéro de rôle attribué au bien immeuble dans la communication à la Commission. La CREF fera parvenir à toutes les parties visées un accusé de réception confirmant le retrait.

Nouvel examen

Si le nouvel examen donne lieu à un accord avec la SEFM pour modifier l'évaluation d'un bien immeuble, avant une date d'audience, la SEFM informera la Commission de l'accord et la plainte sera automatiquement retirée. La Commission enverra un accusé de réception confirmant le retrait à toutes les parties et le dossier sera clos.

Procès-verbal de transaction

Si vous concluez un accord avec la SEFM pour modifier l'évaluation d'un bien immeuble hors du processus du nouvel examen, avant qu'une date d'audience ne soit fixée, la SEFM fournira à la Commission une copie du procès-verbal de transaction signé par toutes les parties. La Commission rendra alors une décision en conformité avec le procès-verbal de transaction et la plainte sera automatiquement retirée.

SE PRÉPARER À L'AUDIENCE

Avant la tenue de l'audience, les plaignants devraient parler avec la Société d'évaluation foncière des municipalités (SEFM ). La rencontre avec la SEFM peut aider à comprendre comment le bien immeuble a été évalué et à déterminer si un règlement avec la SEFM peut être conclu avant l'audience.

On peut aussi demander à la SEFM de vous remettre des renseignements portant sur un nombre maximal de 6 biens immeubles comparables dans le voisinage du bien immeuble visé. Les plaignants peuvent choisir eux-mêmes les 6 biens immeubles comparables, la SEFM peut choisir 6 biens immeubles au hasard ou on peut opter pour une solution combinant les deux méthodes. Rappelons qu'à l'audience, la SEFM peut ne pas se fonder nécessairement sur les mêmes biens immeubles que ceux qui ont été fournis au plaignant pour défendre son évaluation.

Voici certains autres renseignements qui pourraient se révéler utiles à l'audience.

Des renseignements relatifs à la vente du bien immeuble visé et des renseignements similaires sur des biens immeubles comparables dans le voisinage. Les données les plus pertinentes sont celles qui portent sur les ventes relatives à " l'année de base " établie pour l'évaluation. (Pour les années d'imposition 1998, 1999 et 2000, les biens immeubles sont évalués au 30 juin 1996. Pour les années d'imposition 2001 et 2002, la date d'évaluation est le 30 juin 1999. L'année de bas pour l'année d'imposition 2003 sera le 30 juin 2001). En l'absence de documentation relative à la valeur marchande du bien-fonds en question ou de bien-fonds semblables situés à proximité pour l'année d'évaluation en cours ou pour les années qui précè dent ou suivent immédiatement l'année d'évaluation, la Commission peut, dans certains cas, tenir compte de la valeur marchande du bien-fonds pour une année autre que l'année d'évaluation en cours ou autre que les années qui précèdent ou suivent immédiatement l'année d'évaluation.

Valeurs imposables des autres biens immeubles comparables dans la région. En comparant les biens immeubles, il faut obtenir les renseignements suivants relativement aux biens immeubles examinés :

dimensions du lot, façade et profondeur du terrain;

dimensions du bien (en pieds carrés, à partir de l'extérieur, sans inclure le sous-sol;

détails du bien immeuble : âge, état, type (par exemple, habitation individuelle, jumelée, bungalow), le nombre d'étages, le nombre de chambres à coucher et de salles de bain;

si le sous-sol est fini ou non.

Il est important d'avoir des photographies du bien immeuble visé et des biens immeubles comparables.

On peut aussi obtenir des renseignements des sources suivantes :

du rôle d'évaluation qu'on peut consulter au bureau municipal

chez des voisins qui ont récemment acheté ou vendu un bien immeuble semblable

auprès d'agents immobiliers locaux qui peuvent être en mesure de donner une estimation de la valeur marchande pour l'année de base

des bureaux d'enregistrement de biens fonciers qui ont l'historique des ventes de tous les biens immeubles dans la région.

N'oubliez pas qu'à l'audience, vous devez fournir des copies de tous vos documents justificatifs à la Commission, au représentant de la SEFM et à toutes les autres parties à l'audience. Les pièces seront conservées par la Commission et ne vous seront pas retournées sauf si une demande est faite par écrit demandant après l'audience. La Commission ne retournera pas les pièces avant une période minimale de 30 jours suivant la date à laquelle elle rend sa décision.

À L'AUDIENCE

Les audiences commencent à 9 h 30 du matin, sauf indication contraire prévue dans l'avis d'audience. Il est important d'arriver à l'heure. Si personne ne se présente à l'audience, la Commission peut rejeter la plainte.

À leur arrivée à l'audience, les parties devraient se présenter au commis aux audiences ou au membre président. On s'adresse habituellement à ce dernier en l'appelant " Monsieur " ou " Madame ". Les plaintes sont habituellement entendues selon le principe du premier venu premier servi, des exceptions étant faites dans des circonstances spéciales. Au début de l'audience, le membre président expliquera le déroulement de l'audience aux personnes présentes.

À l'appel d'une cause, l'évaluateur de la SEFM prendre la parole en donnant une brève description du bien immeuble, son adresse, son emplacement ainsi qu'une explication de la manière dont l'évaluation a été faite. Après la déclaration d'ouverture de l'évaluateur, l'occasion est donnée au plaignant pour présenter l'information qui justifie l'argument selon lequel l'évaluation est inexacte. On peut appeler des témoins. Ensuite, l'évaluateur peut interroger le plaignant ainsi que tout témoin qui a été appelé.

L'évaluateur présente ensuite l'information justifiant l'évaluation de la SEFM . D'autres parties auront alors l'occasion d'interroger l'évaluateur sur cette information. Si la municipalité a choisi de participer à l'audience, son représentant aura aussi l'occasion de présenter l'information à la Commission. Toutes les parties résumeront alors leurs arguments dans une déclaration de clôture.

La déclaration finale devrait être un résumé clair des renseignements présentés au membre président. Elle devrait inclure aussi une révision de la preuve de l'évaluateur et indiquer où les points de différence avec les renseignements du plaignant et réitérer la preuve qui soutient le mieux l'argument du plaignant.

Une fois que toutes les parties ont eu la chance de faire connaître leurs observations au membre président, ce dernier résumera toutes les remarques et rendra une décision orale. Parfois, le membre peut avoir besoin de temps supplémentaire pour examiner la preuve présentée et peut réserver sa décision. Une partie peut demander des motifs écrits qui indiquent les raisons sur lesquelles le membre a fondé sa décision. Ces motifs écrits peuvent être demandés à l'audience ou par écrit à la Commission dans les quatorze (14) jours suivant la date de l'audience.

Si le membre a rendu une décision orale à l'audience, une confirmation écrite de la décision sera envoyée par la poste aux parties peu après l'audience. Veuillez noter que si des motifs écrits sont demandés, la décision sera postée avec les motifs écrits.